VvE vergaderingen lastig. Een voorbeeld!
3e belangrijke update VvE Metea i.v.m. Coronavirus: advies rondom vergaderingen en besluitvorming, projecten groot onderhoud en debiteurenbeheer
Op maandag 23 maart jongstleden heeft het kabinet de landelijke maatregelen en adviezen in verband met het Coronavirus verlengd en aangescherpt. Men wordt onder andere dringend verzocht alleen naar buiten te gaan voor werk (indien thuiswerken niet kan), noodzakelijke boodschappen en zorg voor anderen. Bij koorts van een gezinslid dient het gehele gezin thuis te blijven en gemeenten hebben via een noodverordening mogelijkheden gekregen om dit te handhaven. Alle bijeenkomsten worden verboden tot 1 juni (in plaats van 6 april), ook met minder dan 100 mensen. Alle eerder afgekondigde maatregelen blijven van kracht, klik hier voor meer informatie vanuit de rijksoverheid.
Maatregelen en beleid VvE Metea
Hoewel het kabinet vergaderingen na 6 april (nog) niet verbiedt nemen wij als VvE Metea het standpunt in dat wij, in persoon, geen algemene ledenvergaderingen bijwonen tot 1 juni 2020. De gezondheid van onze medewerkers is hierbij de belangrijkste overweging. Daarnaast menen wij ook onze (maatschappelijke) verantwoordelijkheid te nemen door de risico’s tot verspreiding te minimaliseren. Hier heeft u in onze eerdere publicaties (klik hier) rondom het Coronavirus al veel over kunnen lezen. Het is in onze ogen zeer onverstandig om, in ieder geval tot 1 juni, in één ruimte gezamenlijk een ledenvergadering te organiseren waarbij mogelijk ook bewoners uit risicogroepen aanwezig willen zijn. Daarnaast bezoeken onze VvE-managers meerdere vergaderingen, wat ook risico-verhogend werkt.
Kortom: VvE Metea zegt tot 1 juni aanstaande alle fysieke vergaderingen (bestuurs- en ledenvergaderingen) van en met onze VvE’s af.
Vergaderen: hoe nu verder met besluitvorming binnen de VvE?
Veel besturen van onze VvE’s stellen elkaar en ons deze belangrijke vraag. Terecht, aangezien vrijwel elke VvE binnen zes maanden van het nieuwe boekjaar dient te vergaderen en besturen zich afvragen hoe het zit met de mogelijkheden en bevoegdheden om hun bestuurstaken invulling te geven, zonder besluitvorming en mandaat vanuit een vergadering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de begroting en mandaat voor uitvoering groot onderhoud. Graag lichten we de besturen van onze VvE in over de scenario’s en mogelijkheden die er nu zijn:
Scenario 1) digitaal vergaderen en stemmen
De software die wij gebruiken, Twinq, biedt de mogelijkheid om digitaal besluiten te nemen op basis van vooraf helder geformuleerde besluitvoorstellen. Leden kunnen hierbij, voor of tijdens de vergadering, digitaal de stem uit brengen. In dit scenario kunnen leden met de persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal de digitale vergaderomgeving benaderen en leidt de VvE Manager de vergadering digitaal. Voor leden die de digitale mogelijkheden liever niet willen of kunnen benutten blijft de schriftelijk volmacht met steminstructie een goede optie. Voorafgaand aan de vergadering zullen leden van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden. Ieder lid heeft de mogelijkheid vragen in te dienen om deze voorafgaand te bespreken met ofwel het bestuur ofwel de VvE Manager.
Scenario 2) digitaal vergaderen en stemmen met (video)bellen
Scenario 2 is voor het grootste deel hetzelfde als scenario 1 met dien verstande dat het wordt uitgebreid met videobellen. Dit biedt de mogelijkheid om tijdens de vergadering op digitale wijze contact met elkaar te hebben. VvE Metea heeft hiervoor een platform ingericht waarbij de leden van de VvE een link krijgen toegestuurd om digitaal deel te nemen.
Scenario 3) schriftelijke besluitvorming
Het is mogelijk om alle besluiten die u tijdens de ledenvergadering wilt laten nemen ook schriftelijk rond te sturen voor stemming. In dit geval dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden (u kunt immers de verschillende agendapunten niet mondeling toelichten) en via een stemformulier kunnen de leden hun stem uitbrengen binnen een bepaalde termijn. Daarbij adviseren wij de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen. Het nadeel van dit scenario is de eisen die hier aan gesteld zijn, namelijk het feit dat 100% van de leden (iedereen dus) het formulier in dient te leveren en zij ook nog eens allemaal (unaniem) in moeten stemmen met alle punten. De praktijk leert ons dat dit zelden haalbaar is, zeker bij grotere VvE’s. Zodra één van de leden tegenstemt is het besluitvoorstel afgewezen. As één van de leden in zijn geheel verzaakt om te stemmen, dan is de gehele vergadering niet rechtsgeldig en kan in feite geen enkel besluit worden uitgevoerd. VvE Metea beveelt deze optie dan ook niet aan gelet op de juridische beperkingen. We begrijpen het echter ook als besturen toch voor deze, op het eerste oog praktische, optie kiezen. Natuurlijk zal VvE Metea dit dan faciliteren.
Scenario 4) verzamelen van machtigingen
Het is ook mogelijk om met een zeer select gezelschap te vergaderen en voorafgaand machtigingen met een steminstructie te verzamelen. Leden van de VvE kunnen in dit geval het bestuur of de beheerder machtigen om namens hem of haar te stemmen. Het kan zijn dat er beperkingen gelden vanuit het reglement: vraag uw VvE Manager hier naar. Ook in dit scenario dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden en adviseren wij de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.
Scenario 5) uitstel vergadering tot na 1 juni
Op de laatste plaats is het ook mogelijk om de vergadering voorlopig uit te stellen. De termijn zoals omschreven in de akte van splitsing en/of modelreglement (voor de meeste VvE’s) zal in dat geval vermoedelijk overschreden worden, maar in onze ogen is de reden hiervoor, de crisissituatie waarin onze maatschappij zich verkeert, volledig plausibel. Mocht u de voorkeur geven aan verzetten, dan is het belangrijk alle leden hierover te informeren en bewust te zijn van het feit dat besturen conform de akte van splitsing altijd de mogelijkheid en het mandaat hebben om beslissingen te nemen in het belang van de VvE bijvoorbeeld als er sprake is van spoedeisendheid en/of een calamiteit. Indien u hiertoe besluit verzoeken wij u om contact op te nemen met uw VvE Manager om ook de communicatie hierover richting de leden te verzorgen.
Groot onderhoud: hoe nu verder met lopende projecten op het gebied van groot onderhoud?
Dit is per geval zo verschillend dat wij u vriendelijk verzoeken om hierover rechtstreeks contact op te nemen met uw VvE Manager of bouwkundig consulent. Waar mogelijk gaan de projecten gewoon door.
Debiteurenbeheer: hoe gaan we om met leden die moeite hebben de VvE-bijdrage te betalen?
Het Corona-virus betekent voor sommigen ook grote gevolgen rondom hun inkomen, denk hierbij specifiek aan werknemers, maar zeker ook ondernemers en ZZP-ers binnen branches en bedrijven die tijdelijk hun deuren moeten sluiten. VvE Metea is van mening hier rondom haar debiteurenbeheer en incassoprocedure een maatschappelijke verantwoordelijkheid in te moeten nemen. Dit betekent natuurlijk niet dat de betalingsverplichting van de VvE-bijdrage verdwijnt, maar wel dat de mogelijkheid bestaat om een haalbare betalingsregeling te treffen om deze periode door te komen. De focus dus op de mogelijkheden in plaats van de beperkingen. De verantwoordelijkheid om hier nadere afspraken over te maken met onze debiteurenadministratie ligt echter wel bij de betreffende eigenaar. Indien hij/zij problemen rondom het betalen van de VvE-bijdrage verwacht, veroorzaakt door het Coronavirus, dient diegene zelf schriftelijk (mail) contact op te nemen met de debiteurenadministratie en de situatie uit te leggen. Hierbij is het belangrijk om alvast aan te geven welke mogelijkheden er wel zijn. Gezamenlijk en per persoonlijke situatie wordt vervolgens gezocht naar de meest passende oplossing.
Verminderde bezetting en telefonische bereikbaarheid VvE Metea
Er wordt door onze medewerkers veelal vanuit huis gewerkt. Daardoor is er sprake van een minimale bezetting op kantoor en is onze telefonische bereikbaarheid gering, wij verzoeken u daarom uw vragen, storingen of terugbelverzoeken per e-mail bij ons kenbaar te maken. U kunt hiervoor onze mailadressen storingen@vvemetea.nl (voor uw storingen), admin@vvemetea.nl (voor uw administratieve vragen) of vve@vvemetea.nl (voor algemene vragen) gebruiken. Natuurlijk kunt u ook het rechtstreekse mailadres van uw VvE- manager gebruiken.
Voor de duidelijkheid: storingsmeldingen en andere urgente kwesties worden dus gewoon door ons verwerkt. Wel vragen we uw geduld bij minder urgente vragen, mede omdat leveranciers (denk aan loodgieters en aannemers) ook te maken hebben met de gevolgen van het virus en de landelijke maatregelen. We realiseren ons terdege dat deze maatregelen van grote invloed zijn op het functioneren van de VvE. Door dit besluit menen wij onze verantwoordelijkheid te nemen en rekenen wij op uw begrip. Wij adviseren u onze website, naast onze socials LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.
Wij wensen u allen ontzettend veel sterkte en gezondheid in deze periode.